OFFICE一族工间咖啡小点~~第二期

接听电话的礼仪

在 公 司 接 听 电 话 时 ， 一 般 要 先 报 上 自 己 的 姓 名 与 公 司 名 称 ，
比 如 ：
This is Rita Chang of ABC TradingCompany.
( 这 里 是 ABC 公 司 的 Rita Chang 。 )
或 者 也 可 以 说 ：
ABC Trading Company. Can I help you?
(ABC 贸 易 公 司 ， 我 能 为 你 作 些 什 麽 吗 ？ )
如 果 接 听 的 是 分 机 ， 要 报 上 自 己 部 门 的 名 称 ， 比 如 ：
ABC Trading Company, Overseas Sales Department. Can I help you?
(ABC 贸 易 公 司 海 外 销 售 部 。 我 能 为 你 作 些 什 麽 吗 ？ )
打 电 话 一 方 听 到 这 样 的 话 後 ， 要 告 诉 对 方 自 己 想 找 的 人 ：
I’d like to speak to Mr. Brown, please.
( 麻 烦 一 下 ， 我 想 和 Brown 先 生 讲 话 。 )
或 者 告 诉 对 方 自 己 要 转 的 分 机 号 ：
Could I have extension 321, please?
( 请 转 接 分 机 321)
如 果 想 转 接 某 个 部 门 ， 而 非 具 体 某 个 人 时 ， 可 以 说 ：
I’d like to speak to someone in the Personnel Department.
( 我 想 和 人 事 部 的 人 讲 话 。 )
如 果 接 听 者 即 是 打 电 话 者 要 找 的 人 ， 可 以 间 单 地 回 答 ：
Speaking.
( 我 就 是 ， 请 讲 。 )
如 果 想 了 解 对 方 打 来 电 话 的 目 的 ， 千 万 不 要 问 ：
Why are you calling?
( 为 什 麽 给 我 们 打 这 个 电 话 ？ )
因 为 这 样 极 其 不 礼 貌 。 恰 当 的 说 法 是 ：
What is this call regarding?
( 您 打 这 个 电 话 是 关 於 什 麽 事 情 呢 ？ )
这 实 际 便 是 电 话 谈 话 的 开 场 白 ， 双 方 可 以 从 这 里 开 始 进 入 正 题 了 。

--------------------------------------------------------------------------------
电 话 预 约
作 为 一 个 公 司 的 职 员 或 秘 书 ， 因 为 业 务 的 需 要 ， 我 们 也 许 天 天 会 接 听 电 话 ， 而 在 这 些 电 话 中 ， 有 许 多 是 来 电 话 的 人 要 约 见 公 司 内 的 某 人 ( 一 般 业 务 员 或 是 经 理 ) 洽 谈 生 意 的 。
当 你 拿 起 电 话 时 ， 你 或 许 可 以 说 ：
Good morning. This is ABC company. May I help you?
( 早 上 好 ， 这 里 是 ABC 公 司 ， 可 以 为 您 效 劳 吗 ？ )
对 方 的 人 也 许 会 告 诉 你 ：
My name is George Brown, I’m with the XYZ Company. I would like to see
Mr. Nelson.
( 我 叫 乔 治 布 朗 ， 我 是 XYZ 公 司 的 ， 我 想 见 尼 尔 森 先 生 。 )
这 时 作 为 一 个 有 责 任 心 且 有 礼 貌 的 秘 书 或 职 员 ， 你 应 该 询 问 对 方 ：
Would you be good enough to tell me what you wish to see him about?
( 请 问 你 可 以 告 诉 我 有 何 事 要 见 他 吗 ？ )
接 下 来 对 方 一 般 会 把 来 意 告 知 於 你 ， 但 因 为 你 不 是 他 需 要 见 的 人 ， 你 不 知 道 来 电 话 者 所 要 约 见 的 人 是 否 有 时 间 ， 所 以 这 时 候 最 好 的 方 式 是 说 ：
I’m sorry. I cannot arrange an appointment now. If you’ll give me your telephone number, I can call you up to arrange an appointment. I know Mr. Nelson will be glad to see you.
( 对 不 起 ， 我 现 在 不 能 为 您 安 排 一 个 约 会 。 如 果 您 可 以 给 我 留 下 您 的 电 话 号 码 的 话 ， 我 可 以 给 您 回 电 话 安 排 个 约 会 ， 我 想 尼 尔 森 先 生 会 很 高 兴 同 你 会 面 的 。 )
这 样 你 既 可 以 不 得 罪 来 电 话 者 ， 又 为 他 所 要 约 见 的 人 着 想 了 。

--------------------------------------------------------------------------------
练 习
1. 请 按 照 描 述 将 下 列 几 种 说 法 分 类 ：
(1) 请 对 方 接 转 非 常 客 气 的 说 法
(2) 请 对 方 接 转 比 较 普 通 的 说 法
(3) 请 对 方 接 转 相 当 强 硬 而 又 紧 迫 的 感 觉
A. I want to ...
B. Please connect me with... 或 Please give me ...
C. May I speak to ...

2. 当 有 人 来 电 话 因 业 务 之 事 要 约 见 公 司 经 理 时 ， 你 会 问 他
A. Do you know him personally?
B. Would you be good enough to tell me what you wish to see him about?
C. Can you leave a message?
D. Would you call me later?